Ahol ma elmegy az idő
Az ajánlatkérések és ügyféllevelek ritkán érkeznek egységes formában. Valakinek el kell olvasnia mindet, ki kell gyűjtenie a lényeget és vissza kell kérdeznie, ha valami hiányzik. Közben követnie kell, melyik ügy hol tart.
- Ugyanazokat a hiányzó adatokat kérdezed vissza levélről levélre.
- Levelezésekből kell összeraknod, hol tart egy ügy.
- A megkeresések adatait kézzel másolod táblázatba vagy ajánlatba.
Bemenetek és eredmények
Amiből dolgozunk
- Beérkező e-mailek egy megadott postafiókban vagy címkében
- Webes űrlapok beküldései
- A szabályaid: milyen adat kell egy teljes ajánlatkéréshez
- Válaszsablonok vagy korábbi, jól sikerült válaszok
Amit kapsz
- Típus szerint rendezett megkeresések
- Kigyűjtött adatok táblázatban vagy a használt rendszeredben
- Jelzés a hiányzó vagy pontatlan adatokról
- Válaszpiszkozat, amely jóváhagyásra vár
Fuvarozási ajánlatkérés
Kitalált példa. A lépéseket a saját folyamatodhoz és rendszereidhez igazítjuk.
-
1
Szabályok
Beérkezik a megkeresés, a szabály ajánlatkérésként azonosítja.
-
2
AI
Kigyűjti az útvonalat, a mennyiséget, az árut és az eredeti időpont-kifejezést.
-
3
Szabályok
Jelzi a pontatlan felrakodási időt, a hiányzó raklapméretet, össztömeget és ADR-besorolást.
-
4
AI
Előkészíti a pontosító válasz piszkozatát.
-
5
Munkatárs
Ellenőrzi, javítja és jóváhagyja a választ. Jóváhagyás nélkül semmi nem megy el.
Mi kell az induláshoz és hol döntesz te?
Szükséges feltételek
- Hozzáférés a postafiókhoz vagy egy külön címkéhez, a szükséges jogosultságokkal
- Egyeztetett lista arról, milyen adatok kellenek egy teljes ajánlatkéréshez
- Néhány anonimizált példalevél a teszteléshez
- Valós adatot csak adatfeldolgozói megállapodás után kezelünk.
Emberi jóváhagyás
- A kimenő válaszokat munkatárs hagyja jóvá, mielőtt elmennek.
- A bizonytalanul felismert adatokat a rendszer kiemeli ellenőrzésre.
- Az árazásról és a vállalásokról munkatárs dönt.
További példák
Lehetséges felhasználások, a pontos tartalmat mindig a feladathoz igazítjuk.
- Személyszállítási ajánlatkérések: utasszám, útvonal és időpont kigyűjtése, a hiányzó adatok visszakérdezése.
- Teendők és határidők kigyűjtése üzleti levelekből, ügyfélhez rendelve.
- Beérkező megrendelések adatainak előkészítése rögzítéshez.
Gyakori kérdések
Elküld a rendszer leveleket a nevemben?
Csak ha így döntesz. Alapesetben piszkozat készül, amelyet munkatárs ellenőriz és küld el. A rendszer nem töröl és nem mozgat leveleket.
Mi történik azokkal a levelekkel, amelyek nem ajánlatkérések?
A rendszer csak az egyeztetett típusokat dolgozza fel. A többit érintetlenül hagyja vagy megjelöli, hogy valaki ránézzen.
Milyen postafiókkal működik?
Leggyakrabban Gmail és Microsoft 365 postafiókokkal dolgozunk. Más rendszert a beszélgetés során nézünk meg.
Kapcsolódó megoldások
Melyik ismétlődő feladatot vennéd le a napirendről?
Írj vagy hívj, és egyeztetünk egy rövid beszélgetést. Nem kell kész megoldással érkezned.