Ahol ma elmegy az idő
Sok ismétlődő feladat nem illik egyetlen kategóriába sem. Ilyenkor a folyamatot lépésekre bontjuk: honnan jön az adat, mi történik vele, ki dönt és hová kerül az eredmény. Ebből látszik, mely lépéseket érdemes automatizálni.
- Ugyanazt a több lépésből álló kört járod be hétről hétre.
- Két rendszer között te vagy az összekötő.
- Határidőket és emlékeztetőket kézzel követsz.
Bemenetek és eredmények
Amiből dolgozunk
- A feladat leírása a saját szavaiddal
- Az érintett eszközök listája
- Néhány példa a bemenetre és a kívánt eredményre
- Ki dönt az egyes lépéseknél
Amit kapsz
- Folyamatleírás az automatizálható és a kézi lépésekről
- Javaslat a megoldás pontos tartalmával
- Tesztelt, fokozatosan bevezetett automatizálás
- Egyértelmű jóváhagyási pontok
Teendők kigyűjtése üzleti levelekből
Kitalált példa. A lépéseket a saját folyamatodhoz és rendszereidhez igazítjuk.
-
1
Szabályok
Kiválasztja a megadott ügyfelektől érkező leveleket.
-
2
AI
Összefoglalja a levelet, majd kigyűjti a benne kért teendőket és határidőket.
-
3
Szabályok
Ügyfélhez rendeli a teendőket, a közeli határidőket pedig kiemeli.
-
4
AI
Előkészíti a visszaigazoló válasz piszkozatát.
-
5
Munkatárs
Ellenőrzi a teendőlistát és jóváhagyja a választ.
Mi kell az induláshoz és hol döntesz te?
Szükséges feltételek
- Egy jól körülhatárolható első folyamat
- Hozzáférés az érintett eszközökhöz
- Egy kapcsolattartó, aki ismeri a folyamatot
- Valós adatot csak adatfeldolgozói megállapodás után kezelünk.
Emberi jóváhagyás
- A jóváhagyási pontokat a javaslatban rögzítjük.
- Kimenő levél, dokumentum vagy pénzügyi lépés csak jóváhagyás után történik.
- A bizonytalan eseteket a rendszer munkatársnak adja át.
További példák
Lehetséges felhasználások, a pontos tartalmat mindig a feladathoz igazítjuk.
- Két rendszer összekötése, hogy ugyanazt az adatot ne kelljen kétszer rögzíteni.
- Határidők és emlékeztetők követése megadott szabályok szerint.
- Kérdezhető belső asszisztens a cég saját dokumentumaiból.
Gyakori kérdések
Mekkora feladattal érdemes jelentkezni?
Kisebbel is. Gyakran egyetlen, hetente többször ismétlődő lépés a jó kiindulópont.
Mi van, ha kiderül, hogy nem érdemes automatizálni?
Akkor ezt megmondjuk. Nem minden feladatnál éri meg. Jobb ezt az elején tudni.
Bővíthető később?
Igen. Egy folyamattal kezdünk. Ha bevált, bővítünk.
Kapcsolódó megoldások
Melyik ismétlődő feladatot vennéd le a napirendről?
Írj vagy hívj, és egyeztetünk egy rövid beszélgetést. Nem kell kész megoldással érkezned.