Ahol ma elmegy az idő
Sok irodai munka abból áll, hogy egy adat megérkezik valahol, majd át kell vinni máshová: táblázatba, nyilvántartásba, ajánlatba vagy szerződésbe. Minden másolás idő. Minden kézi lépés hibalehetőség.
- Ugyanazt az adatot több helyre másolod.
- Hasonló dokumentumokat készítesz újra és újra.
- Számlák, szállítólevelek vagy leolvasások adatait kézzel rögzíted.
Bemenetek és eredmények
Amiből dolgozunk
- Beérkező dokumentumok: PDF, szkennelt irat, űrlap
- Táblázatok, adatbázisok vagy nyilvántartások
- Jóváhagyott dokumentumsablonok: ajánlat, megrendelő, szerződés
- Ellenőrzési szabályok: kötelező mezők, formátumok, értékhatárok
Amit kapsz
- Ellenőrzött adatok a megfelelő rendszerben
- Jelzés az eltérésekről és a hiányokról
- Kitöltött dokumentumpiszkozat a sablonodból
- Számlázásnál számla- vagy díjbekérő-piszkozat, ha a számlázó programod ezt API-n keresztül lehetővé teszi
Mérőóra-leolvasásból számlázási adat
Kitalált példa. A lépéseket a saját folyamatodhoz és rendszereidhez igazítjuk.
-
1
Szabályok
Beérkeznek a mérőóra-leolvasások űrlapon vagy e-mailben.
-
2
AI
Kiolvassa a beküldött szövegből vagy dokumentumból az azonosítót és az óraállást.
-
3
Szabályok
Összeveti az előző leolvasással és kiemeli a szokatlan eltérést.
-
4
Szabályok
Rögzíti az adatot a nyilvántartásban, majd előkészíti a számlázáshoz szükséges tételeket.
-
5
Munkatárs
Átnézi a kiemelt tételeket és jóváhagyja a számlázási adatokat. A számlát munkatárs bocsátja ki.
Mi kell az induláshoz és hol döntesz te?
Szükséges feltételek
- A forrás- és célrendszerek elérhetősége: API, export vagy megosztott táblázat
- Jóváhagyott sablonok és mezőlista
- Egyeztetett ellenőrzési szabályok
- Valós adatot csak adatfeldolgozói megállapodás után kezelünk.
Emberi jóváhagyás
- Dokumentumot csak munkatárs véglegesít vagy küld el.
- Számlát munkatárs bocsát ki. A rendszer legfeljebb adatot ad át vagy piszkozatot készít.
- Az eltérést mutató tételek kézi ellenőrzésre kerülnek.
További példák
Lehetséges felhasználások, a pontos tartalmat mindig a feladathoz igazítjuk.
- Mérőóra-leolvasások rögzítése és a számlázási adatok előkészítése.
- Ajánlat vagy megrendelő piszkozata a beérkezett adatokból, a saját sablonoddal.
- Számlák és szállítólevelek adatainak kigyűjtése kereshető nyilvántartásba.
Gyakori kérdések
Ki tudja olvasni a szkennelt dokumentumokat is?
Gyakran igen, de ez a minőségtől függ. A bizonytalanul felismert mezőket a rendszer ellenőrzésre jelöli.
Melyik számlázó programmal működik?
Ezt a konkrét programnál nézzük meg. Csak olyan adatátadást vagy piszkozatkészítést vállalunk, amelyet a program ténylegesen támogat.
Mi lesz a meglévő sablonjaimmal?
Azokból dolgozunk. Ha a kitöltéshez módosítani kell rajtuk, azt előre egyeztetjük.
Kapcsolódó megoldások
Melyik ismétlődő feladatot vennéd le a napirendről?
Írj vagy hívj, és egyeztetünk egy rövid beszélgetést. Nem kell kész megoldással érkezned.