E-mail- és ajánlatkérés-kezelés
Beérkező megkeresések rendezése, adatok kigyűjtése, hiányzó részletek jelzése és válaszpiszkozatok előkészítése.
RészletekA probléma
Ismerős valamelyik?
- Ugyanazt az adatot több helyre másolod.
- Hasonló dokumentumokat készítesz újra és újra.
- Levelezésekből kell összeraknod, hol tart egy ügy.
- A rendszeres kimutatás kézi táblázatos munkát jelent.
Megoldások
Miben segítünk?
Adatkezelés és dokumentumautomatizálás
Adatok ellenőrzése és továbbítása a támogatott rendszerek között, dokumentumpiszkozatok készítése jóváhagyott sablonokból.
RészletekAutomatikus riportok és üzleti kimutatások
Heti vagy havi működési és pénzügyi összesítők, áttekinthető kimutatások rendezett adatokból és egyeztetett számítási szabályokkal.
RészletekA te ismétlődő feladatod
Nem találod a saját helyzeted? A példák csak kiindulópontok. Mondd el, mit másolsz, egyeztetsz, ellenőrzöl vagy készítesz újra és újra, és megnézzük, mely részei egyszerűsíthetők.
Egy ügy útja
Az ajánlatkéréstől a számlázásig.
Az adatok végigkísérik az ügyet. A rendszer előkészít, a munkatárs ellenőriz és jóváhagy.
-
Beérkezik az ajánlatkérés.
Az adatok bekerülnek a nyilvántartásba. A rendszer ellenőrzi a hiányokat, és automatikusan előkészíti a pontosító válasz piszkozatát.
-
A munkatárs átnézi és elküldi.
A piszkozat már várja. Szükség szerint javít rajta, majd elküldi; az ügy állapota és a beérkező válasz ugyanott követhető.
-
Amikor megérkezik a válasz
Az ajánlat előkészíthető.
A kiegészítő adatok az ügyhöz kerülnek. Ha minden megvan, a felelős értesítést kap, és az egyeztetett árakból és szabályokból előkészíthető az ajánlat.
-
Jóváhagyás után
Az ajánlat kiküldhető.
A munkatárs ellenőrzi a tartalmat és az árat. A jóváhagyott adatokból egy kattintással elkészíthető az ajánlati dokumentum és a kísérőlevél piszkozata.
-
Elfogadás után
Előkészíthető a megrendelő vagy a szerződés.
A dokumentumpiszkozat a már rögzített adatokból, jóváhagyott sablon alapján készül el — újabb kézi másolás nélkül.
-
Teljesítés után
A számlázás is előkészíthető.
A támogatott számlázóban számlapiszkozat készül, hozzá pedig levélpiszkozat. A munkatárs véglegesíti a számlát, csatolja, majd ellenőrzi és elküldi a levelet.
Szemléltető példa, nem vállalt határidő. A működés a használt rendszerekhez és a jóváhagyási szabályokhoz igazodik.
Hogyan működik
Így készül el az első válasz piszkozata.
Nézd meg közelebbről a folyamat elejét: az AI kigyűjti az adatokat, a szabályok ellenőrzik a hiányokat, a munkatárs pedig átnézi a választ.
Kitalált példa
Horváth Péter · Példa Gépgyártó Kft.Tárgy: Fuvar Győr – Stuttgart
Ajánlatot kérnék egy fuvarra Győrből Stuttgartba, jövő hét elejére. 6 raklap gépalkatrész.
1 · SzabályokBeérkezik a megkeresés.
A szabály a megadott postafiókban ajánlatkérésként azonosítja a levelet, majd elindítja a folyamatot. Más típusú levelekhez nem nyúl.
Típus: fuvarozási ajánlatkérés
2 · AIKigyűjti a megadott adatokat.
- Útvonal
- Győr – Stuttgart
- Mennyiség
- 6 raklap
- Áru
- gépalkatrész
- Időpont
- „jövő hét elejére” (az eredeti kifejezés)
3 · SzabályokEllenőrzik a hiányzó vagy pontatlan adatokat.
- Felrakodás ideje: „jövő hét elejére”Pontatlan
- RaklapméretHiányzik
- ÖssztömegHiányzik
- Veszélyes áru (ADR)Nincs megadva
4 · AIElőkészíti a válasz piszkozatát.
Kedves Péter!
Köszönöm az ajánlatkérést. Hogy pontos ajánlatot adhassunk, kérlek, írd meg a felrakodás pontos napját és idősávját, a raklapok méretét, a szállítmány össztömegét, valamint hogy az áru veszélyesnek minősül-e (ADR).
5 · MunkatársEllenőriz és jóváhagy.
Jóváhagyásra vár
A munkatárs átnézi a piszkozatot, szükség szerint javít rajta, majd ő dönt a küldésről. A példában semmi nem kerül elküldésre.
Rólam
Wang Denis
A SziaAI társalapítója
Korábban nagyvállalati környezetben, elsősorban pénzügyi területen dolgoztam. Közelről láttam, mennyi időt visz el a kézi adminisztráció, és hol lehet egyszerűsíteni a napi működést.
Ma egyedi automatizálásokkal segítek vállalkozásoknak csökkenteni az ismétlődő munkát. Az első beszélgetéstől a bevezetésig közvetlenül velem egyeztetsz: együtt megértjük a feladatot, majd a meglévő eszközeidhez és folyamataidhoz illő megoldást alakítunk ki.
Így dolgozunk együtt
Rövid beszélgetés
Telefonon vagy online elmondod, melyik feladat ismétlődik.
A folyamat megismerése
Megnézzük, honnan jön az adat, ki mit csinál vele és milyen programokat használsz.
Konkrét javaslat
Írásban rögzítjük, mit automatizálunk és mit nem, hol van emberi jóváhagyás és mennyibe kerül.
Megvalósítás és bevezetés
Előbb próbaadatokon tesztelünk, aztán lépésenként élesítünk, a visszajelzéseid alapján.
GYIK
Gyakori kérdések
Mi van, ha nem tudom, automatizálható-e a feladat?
Nem kell tudnod. Mondd el, mit csinálsz rendszeresen és milyen eszközökkel. A beszélgetés után megmondjuk, mely részei egyszerűsíthetők és melyek nem.
Csak a bemutatott feladatokkal foglalkozol?
Nem. A bemutatott területek példák. Bármilyen ismétlődő irodai feladatot megnézünk, ahol adatot másolsz, egyeztetsz, ellenőrzöl vagy dokumentumot készítesz.
Le kell cserélni a meglévő programokat?
Általában nem. A megoldást a meglévő levelezésedre, táblázataidra, adatbázisodra vagy számlázódra építjük, ahol ez megoldható. Ha egy rendszer nem köthető össze, azt előre jelezzük.
Mindenhez szükséges AI?
Nem. Ahol a lépések kiszámíthatók, szabályok dolgoznak, minden alkalommal ugyanúgy. AI-t ott használunk, ahol értelmezésre van szükség, például e-mailek vagy PDF-ek szövegénél.
Mi történik, ha az AI hibázik?
Ezzel előre számolunk. Az AI által kigyűjtött adatokat szabályok ellenőrzik, a bizonytalan tételeket a rendszer kiemeli. A fontos döntéseket és a kimenő leveleket munkatárs hagyja jóvá: az AI előkészít, de nem dönt.
Mennyibe kerül?
A feladattól függ: hány lépésből áll, milyen rendszereket kell összekötni és mennyi ellenőrzés kell bele. A megvalósíthatóságot, a szükséges integrációkat és az árat a beszélgetés után, a konkrét feladat ismeretében írjuk le.
Hogyan indul az együttműködés?
Egy rövid, 15 perces beszélgetéssel telefonon vagy online. Utána megismerjük a feladatot és az eszközeidet, majd írásban javaslatot adunk. A megvalósítás tesztelés után, fokozatosan indul.
Melyik ismétlődő feladatot vennéd le a napirendről?
Írj vagy hívj, és egyeztetünk egy rövid beszélgetést. Nem kell kész megoldással érkezned.