E-mail- és ajánlatkezelés
Beérkező e-mailek rendszerezése, a fontos adatok összegyűjtése egy közös nyilvántartásba, az ügyek és teendők követése, valamint válaszok előkészítése.
RészletekA probléma
Ismerős valamelyik?
- Ugyanazt az adatot több helyre másolod.
- Hasonló dokumentumokat készítesz újra és újra.
- Levelezésekből kell összeraknod, hol tart egy ügy.
- A rendszeres kimutatás kézi táblázatos munkát jelent.
Megoldások
Miben segítünk?
Adatkezelés és dokumentumkészítés
Adatok ellenőrzése és továbbítása az összekapcsolható rendszerek között, dokumentumok előkészítése jóváhagyott sablonok alapján.
RészletekAutomatikus riportok és üzleti kimutatások
Heti vagy havi működési és pénzügyi összesítők, áttekinthető kimutatások rendezett adatokból, előre egyeztetett számítási szabályok alapján.
RészletekMinden vállalkozás más. A megoldás is lehet egyedi.
Lehet, hogy nálatok egészen más feladat viszi el az időt. Mondd el, mi okoz rendszeresen pluszmunkát, és közösen megnézzük, hol segíthet az automatizálás.
Egy ügy útja
Az ajánlatkéréstől a számlázásig.
Az adatok végigkísérik az ügyet. A rendszer előkészít, a munkatárs ellenőriz és jóváhagy.
-
Rendszer előkészít
Beérkezik az ajánlatkérés
A rendszer rögzíti az adatokat, és szükség esetén pontosító választ készít elő.
-
Munkatárs ellenőriz
A munkatárs átnézi és elküldi
A kész piszkozatot ellenőrzi, szükség szerint javítja, majd elküldi.
-
Rendszer előkészít
Összeállnak az ajánlat adatai
A beérkező válasz az ügyhöz kerül; ha minden szükséges adat megvan, a felelős értesítést kap.
-
Munkatárs ellenőriz
Elkészül az ajánlat
A munkatárs ellenőrzi az adatokat és az árat, majd elkészíti az ajánlatot és a kísérőlevelet.
-
Rendszer előkészít
Az ügyfél elfogadja az ajánlatot
A rögzített adatokból, jóváhagyott sablon alapján megrendelőlap vagy szerződéstervezet készíthető.
-
Rendszer előkészítMunkatárs ellenőriz
Teljesítés után jöhet a számlázás
A támogatott számlázóban számlapiszkozat készül; a munkatárs véglegesíti és elküldi.
Szemléltető példa, nem vállalt határidő. A működés a használt rendszerekhez és a jóváhagyási szabályokhoz igazodik.
Hogyan működik
Így készül el az első válasz piszkozata.
Nézd meg közelebbről a folyamat elejét: az AI kigyűjti az adatokat, a szabályok ellenőrzik a hiányokat, a munkatárs pedig átnézi a választ.
Kitalált példa
1 · SzabályokBeérkezik a megkeresés.
A szabály a megadott postafiókban ajánlatkérésként azonosítja a levelet, majd elindítja a folyamatot. Más típusú levelekhez nem nyúl.
Típus: fuvarozási ajánlatkérés
2 · AIKigyűjti a megadott adatokat.
- Útvonal
- Győr – Stuttgart
- Mennyiség
- 6 raklap
- Áru
- gépalkatrész
- Időpont
- „jövő hét elejére” (az eredeti kifejezés)
3 · SzabályokEllenőrzik a hiányzó vagy pontatlan adatokat.
- Felrakodás ideje: „jövő hét elejére”Pontatlan
- RaklapméretHiányzik
- ÖssztömegHiányzik
- Veszélyes áru (ADR)Nincs megadva
4 · AIElőkészíti a válasz piszkozatát.
Kedves Péter!
Köszönöm az ajánlatkérést. Hogy pontos ajánlatot adhassunk, kérlek, írd meg a felrakodás pontos napját és idősávját, a raklapok méretét, a szállítmány össztömegét, valamint hogy az áru veszélyesnek minősül-e (ADR).
5 · MunkatársEllenőriz és jóváhagy.
Jóváhagyásra vár
A munkatárs átnézi a piszkozatot, szükség szerint javít rajta, majd ő dönt a küldésről. A példában semmi nem kerül elküldésre.
Rólam
Wang Denis
A sziaAI társalapítója
Korábban nagyvállalati környezetben, elsősorban pénzügyi területen dolgoztam. Közelről láttam, mennyi időt visz el a kézi adminisztráció, és hol lehet egyszerűsíteni a napi működést.
Ma egyedi automatizálásokkal segítek vállalkozásoknak csökkenteni az ismétlődő munkát. Az első beszélgetéstől a bevezetésig közvetlenül velem egyeztetsz: együtt megértjük a feladatot, majd a meglévő eszközeidhez és folyamataidhoz illő megoldást alakítunk ki.
Így dolgozunk együtt
Rövid beszélgetés
Telefonon vagy online elmondod, melyik feladat ismétlődik.
Megnézzük, érdemes-e automatizálni
Átbeszéljük a feladatot, a használt programokat és a kivételeket. Felmérjük, mi valósítható meg, és hol hozhat érdemi könnyebbséget.
Konkrét javaslat
Írásban rögzítjük, mit automatizálunk és mit nem, hol van emberi jóváhagyás és mennyibe kerül.
Megvalósítás és bevezetés
Előbb próbaadatokon tesztelünk, aztán lépésenként élesítünk, a visszajelzéseid alapján.
GYIK
Gyakori kérdések
Mi van, ha nem tudom, automatizálható-e a feladat?
Nem kell tudnod. Mondd el, mit csinálsz rendszeresen és milyen eszközökkel. A beszélgetés után megmondjuk, mely részei egyszerűsíthetők és melyek nem.
Csak a bemutatott feladatokkal foglalkozol?
Nem. A bemutatott területek példák. Bármilyen ismétlődő irodai feladatot megnézünk, ahol adatot másolsz, egyeztetsz, ellenőrzöl vagy dokumentumot készítesz.
Le kell cserélni a meglévő programokat?
Általában nem. A megoldást a meglévő levelezésedre, táblázataidra, adatbázisodra vagy számlázódra építjük, ahol ez megoldható. Ha egy rendszer nem köthető össze, azt előre jelezzük.
Mindenhez szükséges AI?
Nem. Ahol a lépések kiszámíthatók, szabályok dolgoznak, minden alkalommal ugyanúgy. AI-t ott használunk, ahol értelmezésre van szükség, például e-mailek vagy PDF-ek szövegénél.
Mi történik, ha az AI hibázik?
Ezzel előre számolunk. Az AI által kigyűjtött adatokat szabályok ellenőrzik, a bizonytalan tételeket a rendszer kiemeli. A fontos döntéseket és a kimenő leveleket munkatárs hagyja jóvá: az AI előkészít, de nem dönt.
Mennyibe kerül az automatizálás?
A feladattól függ: hány lépésből áll, milyen rendszereket kell összekötni és mennyi ellenőrzés kell bele. A megvalósíthatóságot, a szükséges integrációkat és az árat a beszélgetés után, a konkrét feladat ismeretében írjuk le.
Hogyan indul az együttműködés?
Egy rövid, 15 perces beszélgetéssel telefonon vagy online. Utána megismerjük a feladatot és az eszközeidet, majd írásban javaslatot adunk. A megvalósítás tesztelés után, fokozatosan indul.
Melyik ismétlődő feladatot vennéd le a napirendről?
Írj vagy hívj, és egyeztetünk egy rövid beszélgetést.Az első, körülbelül 15 perces beszélgetés ingyenes.